ניהול מלאי וסנכרון בשופיפי

בחנות קטנה עם עשרים מוצרים במחסן אחד, מלאי בשופיפי הוא כמעט עניין של מספר ליד כל מוצר. ברגע שיש חנות פיזית, מחסן חיצוני, ספק ששולח ישירות או מערכת הנהלת חשבונות שמחזיקה מלאי משלה, השאלה משתנה. היא כבר לא איפה מקלידים כמות, אלא איזו מערכת היא מקור האמת, ואיך כל השאר מתעדכנות ממנה.

המאמר הזה עוסק בניהול המלאי השוטף. העלאת קטלוג ראשונית מקובץ היא נושא אחר, ומפורטת במאמר על ייבוא מוצרים לשופיפי מאקסל. את התמונה הכוללת של הקמת החנות תמצאו במדריך לבניית חנות שופיפי.

מיקומים בשופיפי: איפה המלאי באמת נמצא

מיקום (Location) בשופיפי הוא כל מקום שממנו אתם מחזיקים מלאי או שולחים הזמנות: מחסן, חנות, נקודת איסוף, או מחסן של חברת לוגיסטיקה. לכל מיקום יש כמות משלו לכל מוצר.

• מגדירים מיקומים בהגדרות החנות. מספר המיקומים המותר תלוי בתוכנית, ונכון לזמן הכתיבה כדאי לבדוק מול המקור.
• לכל מיקום קובעים אם הוא משמש למשלוח הזמנות אונליין, ואם הוא נקודת איסוף.
• סדר העדיפות בין המיקומים קובע מאיפה שופיפי תציע לספק כל הזמנה.
• העברת סחורה בין מיקומים נרשמת כהעברה (Transfer), כך שהכמויות מתעדכנות בשני הצדדים ונשאר תיעוד.

אם יש לכם מקום אחד בלבד, אל תמציאו מיקומים. מיקום נוסף שלא משקף מציאות רק מבלבל את הספירה.

מעקב כמויות ומה קורה כשהמלאי נגמר

בכל וריאציה של מוצר יש אפשרות להפעיל מעקב כמות. כשהיא פעילה, כל הזמנה מורידה מהמלאי וכל החזרה שמחזירים למלאי מוסיפה. כשהיא כבויה, שופיפי לא סופרת בכלל.

החלטות שכדאי לקבל לכל סוג מוצר

• מוצר רגיל מהמדף: מעקב כמות פעיל, בלי מכירה כשהמלאי אזל.
• מוצר בהזמנה אישית או בייצור לפי הזמנה: אפשר לכבות מעקב, או לאפשר מכירה גם במלאי אפס, עם זמן אספקה ברור בדף המוצר.
• מוצר דיגיטלי או שירות: בדרך כלל בלי מעקב כמות.

החזרות, ביטולים ותיקונים ידניים

כשלקוח מחזיר מוצר, מחליטים בזמן הטיפול בהחזרה אם הפריט חוזר למלאי או לא, למשל אם הוא פגום. ביטול הזמנה לפני משלוח משחרר את הכמות ששמורה לה. כל תיקון ידני של כמות, אחרי ספירה או נזק, נרשם בהיסטוריית המלאי של המוצר. כדאי לבדוק את ההיסטוריה הזאת כשמספר נראה לא הגיוני, לפני שמתקנים אותו שוב.

שופיפי מבחינה בין מלאי זמין, מלאי ששמור להזמנות שעוד לא סופקו, ומלאי שבדרך. כדאי להכיר את ההבחנה, כי היא מסבירה למה המספר שאתם רואים לא תמיד שווה למה שעל המדף.

מק״טים וברקודים: השפה המשותפת של המערכות

מק״ט (SKU) הוא הקוד הפנימי שלכם לכל וריאציה. ברקוד הוא בדרך כלל קוד בינלאומי כמו GTIN, EAN או UPC שמופיע על האריזה. נראה כמו פרט קטן, אבל זה הבסיס לכל סנכרון עתידי.

• לכל וריאציה מק״ט ייחודי. לא מק״ט אחד למוצר שיש לו חמש מידות.
• המק״ט בשופיפי זהה לחלוטין למק״ט במחסן, בהנהלת החשבונות ואצל הספק. אותם תווים, בלי רווחים מיותרים.
• שיטה עקבית: למשל קידומת לקטגוריה, מספר דגם, ואז צבע ומידה.
• אם יש למוצר ברקוד של יצרן, מזינים אותו בשדה הברקוד. הוא שימושי גם לסריקה במחסן וגם לפיד של Google Merchant Center, שמבקש מזהה מוצר כשקיים.

סנכרון מלאי עם מחסן, ERP או ספק

כשהמלאי חי ביותר ממקום אחד, צריך שהמערכות ידברו זו עם זו. יש שתי דרכים עיקריות:

עקרונות שחוסכים כאב ראש

• מקור אמת אחד. מחליטים איזו מערכת קובעת את הכמות. אם שתי מערכות מעדכנות זו את זו בלי כלל ברור, המספרים יתפזרו.
• התאמה לפי מק״ט. רוב החיבורים מזהים מוצרים לפי מק״ט. מק״ט חסר או כפול אומר מוצר שלא מסתנכרן.
• תדירות. סנכרון פעם ביום יכול להספיק למוצר איטי, ולא להספיק למוצר שנמכר גם בחנות הפיזית.
• התראה על כשל. חיבור שמפסיק לעבוד בשקט הוא הגרוע מכולם. צריך לדעת כשהוא נופל.
• הזמנות חוזרות. בדרך כלל הסנכרון הוא דו כיווני: מלאי נכנס לשופיפי, והזמנות יוצאות מהחנות למחסן או להנהלת החשבונות.

לפני שמתקינים אפליקציית סנכרון, כדאי לקרוא את המאמר על אפליקציות לשופיפי, כדי לבדוק אותה כמו כל אפליקציה אחרת.

התראות על מלאי נמוך ושליטה שוטפת

• עוקבים אחרי דוחות המלאי בניהול, ומסננים מוצרים לפי כמות כדי לראות מה עומד להיגמר.
• אפשר להגדיר התראות אוטומטיות על מלאי נמוך דרך Shopify Flow, בתוכניות שבהן הוא זמין, או דרך אפליקציה ייעודית.
• קובעים לכל מוצר סף הזמנה מחדש לפי קצב המכירה וזמן האספקה מהספק, ולא מספר אחיד לכולם.
• עורכים ספירת מלאי תקופתית ומשווים לשופיפי. הפרשים חוזרים מצביעים על בעיה בתהליך, לא רק בספירה.
• עדכון כמויות רבות בבת אחת עושים בעורך הכמותי או בייצוא וייבוא של קובץ מלאי, ולא מוצר אחרי מוצר.

אנחנו מנהלים בעצמנו חנויות אונליין, ולכן סנכרון מלאי הוא חלק קבוע ממה שאנחנו מקימים בחנויות שופיפי. פירוט נמצא בחבילות שלנו.